POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES - platformarozliczeniowa.eu

Wersja: 1.0
Data ostatniej aktualizacji: 09.07.2026

Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies wyjaśnia, w jaki sposób Platforma Rozliczeniowa EU Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe osób korzystających ze strony internetowej, formularzy, usług, systemów elektronicznych oraz kanałów komunikacji Platformy Rozliczeniowej.

Polityka dotyczy w szczególności:

strony internetowej www.platformarozliczeniowa.eu;
subdomen, formularzy internetowych i formularzy rozliczeniowych;
paneli i systemów udostępnianych klientom oraz partnerom;
kontaktu telefonicznego, e-mailowego, przez SMS, WhatsApp i Messenger;
świadczenia usług podatkowych, administracyjnych i rozliczeniowych;
obsługi klientów, potencjalnych klientów, partnerów biznesowych, kontrahentów, kandydatów do pracy oraz innych osób, których dane znajdują się w przekazywanych dokumentach;
działań marketingowych, reklamowych, analitycznych i statystycznych;
wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Platforma Rozliczeniowa EU Sp. z o.o.
Pl. Solny 15
50-062 Wrocław
KRS: 0000869233
NIP: 8971885790
REGON: 387521957

Dalej jako: „Administrator”, „Platforma Rozliczeniowa” albo „Spółka”.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się:

pocztą elektroniczną: kontakt@platformarozliczeniowa.eu;
pisemnie na adres siedziby Administratora;
za pośrednictwem formularza kontaktowego znajdującego się w Serwisie.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, chyba że informacja o jego wyznaczeniu zostanie opublikowana w Serwisie.

2. Podstawowe pojęcia

Na potrzeby niniejszej Polityki:

Serwis oznacza stronę www.platformarozliczeniowa.eu, jej subdomeny, formularze internetowe, formularze rozliczeniowe, panele klienta, panele partnera oraz inne systemy elektroniczne udostępniane przez Administratora.

Użytkownik oznacza osobę korzystającą z Serwisu, formularza albo innych kanałów kontaktu Administratora.

Klient oznacza osobę, która zawarła z Administratorem umowę albo zleciła wykonanie określonej usługi.

Potencjalny klient oznacza osobę, która skontaktowała się z Administratorem, przesłała zapytanie, wypełniła formularz lub poprosiła o przedstawienie oferty albo wstępną analizę sprawy.

Partner oznacza podmiot współpracujący z Administratorem, w szczególności biuro, agencję, pośrednika, doradcę, dostawcę oprogramowania lub innego usługodawcę uczestniczącego w realizacji usługi.

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

3. Zasady przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:

rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli RODO;
ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej;
przepisami podatkowymi, rachunkowymi i innymi przepisami mającymi zastosowanie do działalności Administratora.

Administrator przestrzega w szczególności zasad:

zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości;
ograniczenia celu;
minimalizacji danych;
prawidłowości danych;
ograniczenia przechowywania;
integralności i poufności;
rozliczalności.

Administrator przetwarza wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonych celów.

4. Kategorie osób, których dane są przetwarzane

Administrator może przetwarzać dane:

klientów i potencjalnych klientów;
użytkowników Serwisu;
osób wypełniających formularze kontaktowe i rozliczeniowe;
małżonków, partnerów, dzieci i innych członków rodziny klientów;
osób pozostających z klientem we wspólnym gospodarstwie domowym;
pracodawców, zleceniodawców i kontrahentów klientów oraz ich przedstawicieli;
osób wskazanych w dokumentach podatkowych, rodzinnych, urzędowych, ubezpieczeniowych lub księgowych;
przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, w szczególności Gewerbe lub Freiberufler;
przedstawicieli partnerów, dostawców i kontrahentów;
kandydatów do pracy lub współpracy;
odbiorców newslettera i komunikacji marketingowej;
osób kontaktujących się przez telefon, e-mail, SMS, WhatsApp albo Messenger.

5. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od rodzaju sprawy i zleconej usługi Administrator może przetwarzać następujące dane:

5.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe

imię i nazwisko;
nazwisko rodowe i poprzednie nazwiska;
data i miejsce urodzenia;
obywatelstwo;
płeć, jeżeli jest potrzebna do realizacji formularza urzędowego;
adres zamieszkania, zameldowania i adres korespondencyjny;
wcześniejsze adresy;
numer telefonu;
adres poczty elektronicznej;
dane zawarte w dokumencie tożsamości, jeżeli są konieczne do realizacji usługi;
podpis;
preferowany język komunikacji.

5.2. Identyfikatory podatkowe i urzędowe

PESEL;
NIP;
niemiecki numer identyfikacji podatkowej Identifikationsnummer;
niemiecki numer podatkowy Steuernummer;
holenderski numer BSN;
numery spraw, decyzji, klientów i referencji nadawane przez urzędy;
inne identyfikatory wymagane przez właściwe organy.

5.3. Dane podatkowe i finansowe

informacje o dochodach, przychodach i wynagrodzeniu;
informacje o kosztach uzyskania przychodu i wydatkach podlegających odliczeniu;
dane dotyczące ulg podatkowych;
dane o zaliczkach, potrąceniach i podatkach;
dane o świadczeniach, zasiłkach, emeryturach i rentach;
dane dotyczące działalności gospodarczej;
informacje o kosztach prowadzenia działalności;
dane zawarte na fakturach, rachunkach i potwierdzeniach płatności;
dane rachunku bankowego, w tym IBAN, BIC i nazwa banku;
informacje o zobowiązaniach wobec urzędów;
dane dotyczące nieruchomości, najmu, zakwaterowania i gospodarstwa domowego;
dane dotyczące podróży, dojazdów do pracy, delegacji i podwójnego gospodarstwa domowego;
informacje o samochodach i innych środkach transportu, jeżeli są potrzebne do rozliczenia.

5.4. Dane dotyczące zatrudnienia i działalności

zawód i stanowisko;
dane pracodawcy lub zleceniodawcy;
adres miejsca pracy;
okres zatrudnienia;
rodzaj zatrudnienia lub współpracy;
wysokość wynagrodzenia;
informacje o przerwach w zatrudnieniu;
dane dotyczące Gewerbe, Freiberufler lub innej działalności gospodarczej;
informacje o kontrahentach i zleceniach;
dokumenty związane z zatrudnieniem lub działalnością.

5.5. Dane rodzinne

stan cywilny;
data zawarcia małżeństwa, rozwodu lub separacji;
dane małżonka albo partnera;
dane dzieci;
daty urodzenia dzieci;
adresy zamieszkania dzieci;
dane szkół, przedszkoli lub placówek edukacyjnych;
dane dotyczące opieki nad dziećmi;
dane dotyczące alimentów, świadczeń rodzinnych i Kindergeld;
informacje o wspólnym gospodarstwie domowym;
informacje potrzebne do wspólnego rozliczenia lub zastosowania ulg rodzinnych.

5.6. Dane ubezpieczeniowe i dotyczące świadczeń

dane dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego, społecznego i emerytalnego;
nazwa i numer ubezpieczyciela albo kasy chorych;
dane dotyczące składek;
informacje o pobieranych świadczeniach;
dane dotyczące Krankenkasse, Krankengeld, Zorgtoeslag i innych świadczeń.

5.7. Dane techniczne

adres IP;
identyfikatory urządzenia;
typ urządzenia i przeglądarki;
system operacyjny;
język urządzenia;
data i czas wizyty;
adres strony odsyłającej;
aktywność w Serwisie;
dane dotyczące sesji i plików cookies;
identyfikatory reklamowe;
dane o kliknięciach, konwersjach i sposobie korzystania z Serwisu;
przybliżone dane lokalizacyjne wynikające z adresu IP.

5.8. Dane zawarte w dokumentach i załącznikach

Administrator przetwarza także dane znajdujące się w przesłanych dokumentach, zdjęciach, skanach, wiadomościach, decyzjach urzędowych i załącznikach, nawet jeśli ich zakres wykracza poza pola dostępne w formularzu.

Mogą to być w szczególności:

Lohnsteuerbescheinigung;
Steuerbescheid;
dokumenty z Finanzamt;
Jaaropgaaf;
dokumenty z Belastingdienst;
dokumenty dotyczące Gewerbe;
dokumenty z Krankenkasse;
dokumenty z Familienkasse;
dokumenty z polskich urzędów skarbowych;
zaświadczenia EU/EWR;
akty urodzenia i akty małżeństwa;
umowy o pracę;
paski wynagrodzeń;
faktury i rachunki;
dokumenty dotyczące kosztów leczenia;
dokumenty dotyczące świadczeń;
korespondencja z urzędami;
pełnomocnictwa;
inne dokumenty niezbędne do wykonania usługi.

Administrator prosi o nieprzekazywanie danych i dokumentów, które nie są niezbędne do realizacji sprawy.

6. Dane szczególnych kategorii

W ramach niektórych usług Administrator może przetwarzać szczególne kategorie danych osobowych, w szczególności dane dotyczące zdrowia.

Może to mieć miejsce przykładowo, gdy klient przekazuje:

rachunki i faktury za leczenie;
dokumenty potwierdzające niepełnosprawność;
informacje o chorobie lub rehabilitacji;
dokumenty dotyczące Krankengeld;
informacje o kosztach opieki;
dokumenty wymagane do zastosowania określonej ulgi podatkowej;
dokumenty ubezpieczeniowe zawierające informacje o stanie zdrowia.

Dane te są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zleconej usługi.

Podstawą przetwarzania danych szczególnych kategorii może być:

wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą – art. 9 ust. 2 lit. a RODO;
konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – art. 9 ust. 2 lit. f RODO;
inna podstawa przewidziana przez właściwe przepisy, jeżeli znajduje zastosowanie w konkretnej sprawie.

Wyraźna zgoda na przetwarzanie danych dotyczących zdrowia, jeżeli jest wymagana, jest pozyskiwana oddzielnie od zgody marketingowej i może zostać wycofana w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Może jednak uniemożliwić uwzględnienie określonych informacji w rozliczeniu lub realizację części zleconej usługi.

7. Cele i podstawy prawne przetwarzania

7.1. Obsługa zapytań i kontakt przed zawarciem umowy

Dane są przetwarzane w celu:

odpowiedzi na zapytanie;
kontaktu telefonicznego albo elektronicznego;
przedstawienia oferty;
ustalenia zakresu potrzebnej usługi;
przeprowadzenia wstępnej analizy sprawy;
przygotowania do zawarcia umowy.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania podejmowane na żądanie osoby przed zawarciem umowy;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji, organizacji kontaktu i dokumentowaniu zapytań.

7.2. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane są przetwarzane w celu:

założenia sprawy klienta;
wykonania rozliczenia podatkowego;
przygotowania formularzy, deklaracji, wniosków i pism;
pozyskiwania dokumentów;
kontaktowania się z klientem;
przedstawiania informacji o przebiegu sprawy;
realizacji usług dotyczących Niemiec, Holandii albo Polski;
obsługi Gewerbe, Freiberufler i innych działalności;
realizacji usług związanych z Finanzamt, Belastingdienst, Familienkasse, Krankenkasse, SOKA-BAU, Zollamt oraz innymi instytucjami;
udzielania wsparcia administracyjnego i podatkowego w zakresie objętym umową.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązków prawnych;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – organizacja i zabezpieczenie prawidłowej realizacji usługi.

7.3. Przygotowywanie i przekazywanie rozliczeń do urzędów

Dane są przetwarzane w celu:

przygotowania deklaracji podatkowych;
przesyłania deklaracji i dokumentów przez system ELSTER lub inne systemy;
przesyłania danych do właściwych urzędów;
kontaktu z urzędami;
odbierania korespondencji i decyzji;
składania wyjaśnień, wniosków, korekt, odwołań i uzupełnień;
uzyskiwania dokumentów wymaganych do rozliczenia.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny, jeśli dotyczy;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawidłowa obsługa i udokumentowanie sprawy klienta.

7.4. Korzystanie z oprogramowania podatkowego

Administrator może wprowadzać dane do specjalistycznego oprogramowania podatkowego lub udostępniać je dostawcom takich rozwiązań, w szczególności:

Taxando;
Smartsteuer;
ELSTER;
innych systemów wymaganych do wykonania zleconej przez klienta usługi.

Dane są przekazywane tylko w zakresie potrzebnym do przygotowania, sprawdzenia lub wysłania rozliczenia.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeśli zastosowanie ma obowiązek ustawowy;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes polegający na korzystaniu z profesjonalnych i bezpiecznych narzędzi wspierających realizację usług.

7.5. Rozliczenia finansowe i płatności

Dane są przetwarzane w celu:

przyjmowania płatności internetowych;
wystawiania faktur i dokumentów księgowych;
prowadzenia ksiąg rachunkowych;
rozliczania podatków;
kontroli należności;
obsługi zwrotów i reklamacji;
dochodzenia płatności.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dochodzenie lub obrona roszczeń.

Dane dotyczące płatności mogą być przekazywane operatorowi płatności internetowych obsługującemu daną transakcję.

Administrator co do zasady nie uzyskuje pełnych danych karty płatniczej, jeżeli są one przetwarzane bezpośrednio przez operatora płatności.

7.6. Komunikacja z klientami

Dane mogą być przetwarzane w celu komunikacji:

telefonicznej;
e-mailowej;
przez SMS;
przez WhatsApp;
przez Messenger;
przez inne kanały wybrane albo zaakceptowane przez klienta.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – sprawna obsługa klienta i prowadzenie korespondencji.

Korzystanie z WhatsApp i Messenger może powodować przetwarzanie danych przez dostawców tych usług na warunkach określonych w ich własnych politykach prywatności.

Rozmowy telefoniczne prowadzone przez Administratora nie są nagrywane.

7.7. Obsługa reklamacji i dochodzenie roszczeń

Dane są przetwarzane w celu:

rozpatrywania reklamacji;
wyjaśniania sporów;
dochodzenia należności;
ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń;
zabezpieczenia materiału dowodowego.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

7.8. Marketing własnych usług

Dane mogą być przetwarzane w celu:

informowania o usługach Administratora;
prowadzenia marketingu bezpośredniego;
przesyłania newslettera;
prowadzenia kampanii reklamowych;
tworzenia grup odbiorców reklam;
pomiaru skuteczności kampanii;
remarketingu;
prezentowania reklam dopasowanych do aktywności użytkownika.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora polegający na promowaniu własnych usług, w zakresie, w którym przepisy nie wymagają odrębnej zgody;
właściwe przepisy Prawa komunikacji elektronicznej – w zakresie używania poczty elektronicznej, telefonu, SMS, komunikatorów lub automatycznych systemów wywołujących do celów marketingu bezpośredniego.

Zgoda marketingowa jest dobrowolna, odrębna od zgody na cookies oraz od czynności związanych z wykonaniem umowy.

Brak zgody marketingowej nie wpływa na możliwość skorzystania z usług Administratora.

7.9. Newsletter

Dane odbiorców newslettera są przetwarzane w celu:

wysyłania informacji o zmianach podatkowych;
informowania o usługach i promocjach;
wysyłania materiałów edukacyjnych;
analizowania skuteczności wysyłanych wiadomości.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
właściwe przepisy Prawa komunikacji elektronicznej.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, w szczególności przez kliknięcie linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości albo przez kontakt z Administratorem.

7.10. Analityka, statystyka i rozwój Serwisu

Dane są przetwarzane w celu:

analizowania ruchu w Serwisie;
ustalania, które treści i usługi są najczęściej wybierane;
wykrywania błędów;
poprawy funkcjonalności i użyteczności;
tworzenia zbiorczych statystyk;
mierzenia skuteczności działań reklamowych.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na analityczne lub marketingowe cookies;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w odniesieniu do danych technicznych niezbędnych do prawidłowego działania, bezpieczeństwa oraz prowadzenia podstawowych statystyk Serwisu.

7.11. Bezpieczeństwo Serwisu i systemów

Dane są przetwarzane w celu:

zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu;
zapobiegania nadużyciom;
wykrywania prób nieuprawnionego dostępu;
ochrony formularzy przed spamem i botami;
prowadzenia logów systemowych;
zabezpieczenia danych i systemów;
wykonania kopii bezpieczeństwa.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie danych, systemów i użytkowników.

7.12. Rekrutacja

Dane kandydatów są przetwarzane w celu:

prowadzenia aktualnej rekrutacji;
oceny kwalifikacji i doświadczenia;
kontaktu z kandydatem;
podjęcia działań przed zawarciem umowy;
przyszłych rekrutacji, jeżeli kandydat udzielił odrębnej zgody.

Podstawa prawna:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa pracy;
art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie danych dodatkowych lub przyszłych rekrutacji;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w odniesieniu do współpracowników B2B i obrony przed roszczeniami.

8. Dane małżonków, dzieci i innych osób trzecich

Klient może przekazywać Administratorowi dane innych osób, w szczególności:

małżonka albo partnera;
dzieci;
członków rodziny;
osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym;
pracodawców;
kontrahentów;
pełnomocników;
osób wskazanych w dokumentach.

Dane te mogą pochodzić bezpośrednio od klienta, z dokumentów przekazanych przez klienta albo z dokumentów pozyskanych z urzędów w związku z realizacją zleconej usługi.

Administrator przetwarza je w celu:

przygotowania wspólnego rozliczenia;
zastosowania ulg podatkowych;
rozliczenia świadczeń rodzinnych;
obsługi Kindergeld;
potwierdzenia składu gospodarstwa domowego;
ustalenia uprawnień podatkowych;
przedstawienia informacji wymaganych przez właściwy urząd;
realizacji innych usług zleconych przez klienta.

Podstawą przetwarzania jest:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie, w którym dane są potrzebne do wykonania usługi na rzecz klienta;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes Administratora oraz klienta polegający na prawidłowej realizacji sprawy;
art. 9 ust. 2 RODO, jeżeli dokumenty zawierają dane szczególnych kategorii.

Klient przekazujący Administratorowi dane innych osób powinien:

posiadać podstawę do ich przekazania;
przekazywać wyłącznie dane niezbędne;
w miarę możliwości poinformować te osoby, że ich dane zostały przekazane Administratorowi;
umożliwić im zapoznanie się z niniejszą Polityką.

Administrator realizuje obowiązek informacyjny wobec takich osób zgodnie z art. 14 RODO, chyba że znajduje zastosowanie jeden z wyjątków przewidzianych w tym przepisie, w szczególności gdy osoba posiada już wymagane informacje, udzielenie informacji jest niemożliwe albo wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku lub pozyskiwanie albo ujawnianie danych jest wyraźnie uregulowane prawem.

Dane dzieci nie są wykorzystywane do kierowania do nich reklam ani do tworzenia profili marketingowych.

9. Źródła danych

Dane mogą pochodzić:

bezpośrednio od osoby, której dotyczą;
od klienta;
od małżonka, partnera lub członka rodziny;
od partnera biznesowego, za pośrednictwem którego klient zgłosił się do Administratora;
od pracodawcy lub zleceniodawcy klienta;
z dokumentów i korespondencji przekazanej przez klienta;
z Finanzamt, Belastingdienst, Familienkasse, Krankenkasse, polskich urzędów skarbowych oraz innych organów i instytucji;
z rejestrów publicznych;
z systemów Taxando, Smartsteuer, ELSTER lub innych systemów wykorzystywanych przy realizacji sprawy;
z urządzeń użytkownika i plików cookies;
od dostawców usług analitycznych, reklamowych i płatniczych;
z Google, Meta, TikTok lub innych platform, jeżeli użytkownik wszedł w interakcję z reklamą Administratora albo udzielił odpowiedniej zgody.

10. Dobrowolność i obowiązek podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale w wielu przypadkach jest warunkiem:

udzielenia odpowiedzi;
przygotowania oferty;
zawarcia umowy;
wykonania rozliczenia;
przekazania deklaracji do urzędu;
ustalenia prawa do ulg albo świadczeń;
wykonania płatności;
rozpatrzenia reklamacji.

Niepodanie danych niezbędnych do wykonania usługi może spowodować, że Administrator nie będzie mógł:

przeprowadzić analizy sprawy;
zawrzeć lub wykonać umowy;
przygotować poprawnego rozliczenia;
przekazać deklaracji do urzędu;
zastosować określonej ulgi;
skontaktować się z klientem;
przyjąć płatności.

Podanie danych do celów marketingowych oraz zgoda na analityczne i reklamowe cookies są dobrowolne.

11. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane albo powierzane następującym kategoriom podmiotów:

11.1. Organy i instytucje publiczne

Finanzamt;
Belastingdienst;
polskie urzędy skarbowe;
Familienkasse;
Krankenkasse;
SOKA-BAU;
Zollamt;
Deutsche Rentenversicherung;
Bundesagentur für Arbeit;
polskie i zagraniczne organy podatkowe;
sądy;
organy egzekucyjne;
organy ścigania;
inne instytucje, jeżeli przekazanie danych jest konieczne do realizacji usługi albo wymagane prawem.

11.2. Dostawcy oprogramowania podatkowego i administracyjnego

Taxando;
Smartsteuer;
ELSTER;
inni dostawcy systemów podatkowych lub administracyjnych wykorzystywanych na wyraźne zlecenie klienta albo w celu wykonania umowy.

W zależności od konkretnej relacji podmioty te mogą działać jako odrębni administratorzy albo podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora.

11.3. Dostawcy usług IT i chmurowych

Google, w szczególności w związku z korzystaniem z Google Workspace, Google Drive, Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads, Google Maps, YouTube i reCAPTCHA;
Microsoft, w związku z korzystaniem z OneDrive;
Dropbox, w związku z przechowywaniem i wymianą plików;
dostawcy hostingu, domen i serwerów;
dostawcy kopii zapasowych;
administratorzy i serwisanci systemów;
podmioty utrzymujące stronę internetową oraz formularze;
dostawcy zabezpieczeń informatycznych.

11.4. Dostawcy usług marketingowych

Meta Platforms, w związku z Facebookiem, Messengerem, Instagramem i Meta Pixelem;
TikTok, w związku z TikTok Pixelem i działaniami reklamowymi;
Google, w związku z Google Ads i śledzeniem konwersji;
dostawca systemu newsletterowego;
agencje reklamowe i marketingowe;
podmioty analizujące skuteczność kampanii.

11.5. Dostawcy komunikacji

operatorzy telekomunikacyjni;
operatorzy SMS;
dostawcy poczty elektronicznej;
WhatsApp;
Messenger;
dostawcy systemów komunikacyjnych.

11.6. Inni odbiorcy

operatorzy płatności internetowych;
banki;
biura rachunkowe;
doradcy podatkowi;
kancelarie prawne;
tłumacze;
biegli i rzeczoznawcy;
firmy windykacyjne;
ubezpieczyciele;
audytorzy;
partnerzy biznesowi;
agencje pracy i pośrednicy;
podmioty świadczące usługi konieczne do realizacji zlecenia klienta.

Dane są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.

Jeżeli przekazanie danych innemu partnerowi nie wynika bezpośrednio z umowy albo obowiązku prawnego, Administrator dokonuje go na podstawie odpowiedniej podstawy prawnej, a w wymaganych przypadkach po uzyskaniu zgody albo wyraźnego zlecenia klienta.

12. Partnerzy biznesowi

Klient może trafić do Administratora za pośrednictwem partnera, np. agencji pracy, biura rachunkowego, firmy opiekuńczej, doradcy albo innego podmiotu współpracującego.

W takim przypadku:

partner powinien posiadać odpowiednią podstawę do przekazania danych;
klient powinien zostać poinformowany o przekazaniu danych;
Administrator wykorzystuje dane wyłącznie w celu obsługi zapytania lub wykonania usługi;
partner może otrzymać informację o statusie sprawy wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, upoważnienie klienta albo jest to niezbędne do realizacji umowy.

W zależności od modelu współpracy partner i Administrator mogą być:

odrębnymi administratorami danych;
współadministratorami;
administratorem i podmiotem przetwarzającym.

Zasady odpowiedzialności są każdorazowo określane w odpowiedniej umowie.

13. Korzystanie ze sztucznej inteligencji

Administrator może korzystać z narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję w celu wspierania:

analizy dokumentów;
klasyfikacji dokumentów;
odczytywania informacji z dokumentów;
tłumaczenia;
przygotowywania projektów pism;
sprawdzania kompletności dokumentacji;
porządkowania danych;
obsługi korespondencji;
poprawy jakości świadczonych usług.

Dane przekazywane do systemów AI powinny być ograniczane do zakresu niezbędnego do wykonania określonego zadania. W miarę możliwości Administrator stosuje anonimizację, pseudonimizację albo usuwa informacje, które nie są konieczne.

Administrator nie wykorzystuje narzędzi AI do podejmowania wobec klienta decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Rezultaty uzyskane przy użyciu AI mogą podlegać weryfikacji przez człowieka przed ich wykorzystaniem w sprawie klienta.

Jeżeli dostawca systemu AI przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, stosowane są mechanizmy wskazane w części dotyczącej transferów międzynarodowych.

Dane nie powinny być wykorzystywane przez dostawcę AI do trenowania ogólnodostępnych modeli, chyba że została zawarta odpowiednia umowa, istnieje właściwa podstawa prawna i klient został o tym należycie poinformowany.

14. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na klientów wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania.

W związku z używaniem narzędzi reklamowych Google, Meta i TikTok może dochodzić do profilowania marketingowego, w szczególności:

przypisywania użytkownika do określonej grupy odbiorców;
analizowania zainteresowań;
dopasowywania reklam;
remarketingu;
pomiaru konwersji;
ograniczania liczby wyświetleń reklamy.

Profilowanie odbywa się na podstawie zgody użytkownika na marketingowe cookies, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Użytkownik może w każdej chwili wycofać zgodę w ustawieniach cookies.

15. Przekazywanie danych do Niemiec i Holandii

W związku z realizacją usług dane mogą być przekazywane do odbiorców znajdujących się w Niemczech, Holandii albo innych państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Dotyczy to w szczególności:

Finanzamt;
systemu ELSTER;
Belastingdienst;
Familienkasse;
Krankenkasse;
dostawców oprogramowania podatkowego;
innych instytucji uczestniczących w realizacji usługi.

Przekazywanie danych pomiędzy państwami należącymi do EOG nie jest przekazywaniem danych do państwa trzeciego w rozumieniu rozdziału V RODO.

16. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Ze względu na korzystanie z usług międzynarodowych dostawców, w szczególności Google, Meta, TikTok, Microsoft, Dropbox, WhatsApp, dostawców AI, usług newsletterowych, komunikacyjnych i reklamowych, dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

W zależności od dostawcy podstawą przekazywania danych może być:

decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony;
uczestnictwo odbiorcy w obowiązującym mechanizmie uznanym przez Komisję Europejską;
standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
wiążące reguły korporacyjne;
inne zabezpieczenie przewidziane w art. 46 RODO;
jeden z wyjątków określonych w art. 49 RODO, jeżeli może być zastosowany.

Osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się do Administratora z pytaniem o stosowane zabezpieczenia lub możliwość otrzymania ich kopii.

Administrator okresowo weryfikuje dostawców i stosowane przez nich mechanizmy transferu danych.

17. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do osiągnięcia celu, dla którego zostały pozyskane.

17.1. Zapytania bez zawarcia umowy

Dane potencjalnych klientów, którzy nie zawarli umowy, mogą być przechowywane przez okres do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że:

osoba wcześniej zażąda usunięcia danych;
istnieje potrzeba dalszego przechowywania danych w celu obrony przed roszczeniami;
osoba wyraziła zgodę na marketing.

17.2. Dane klientów i dokumentacja spraw

Dane klientów i dokumentacja spraw są przechowywane:

przez czas realizacji umowy;
przez czas prowadzenia postępowania podatkowego lub administracyjnego;
przez okres konieczny do obsługi korekt, odwołań, reklamacji lub kontroli;
następnie do upływu okresu przedawnienia możliwych roszczeń.

17.3. Dokumenty księgowe i podatkowe Administratora

Faktury, dokumenty księgowe, dane dotyczące płatności i dokumenty wymagane przepisami są przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów podatkowych i rachunkowych.

17.4. Marketing i newsletter

Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do:

wycofania zgody;
zgłoszenia sprzeciwu;
zakończenia prowadzenia określonego rodzaju marketingu.

Administrator może przechowywać minimalne dane dotyczące wycofanej zgody w celu wykazania, że nie należy ponownie kierować do danej osoby komunikacji marketingowej oraz w celu wykazania zgodności działań z prawem.

17.5. Rekrutacja

Dane kandydatów są przechowywane:

do zakończenia danego procesu rekrutacyjnego;
przez okres niezbędny do ochrony przed roszczeniami;
w przypadku zgody na przyszłe rekrutacje – maksymalnie przez 12 miesięcy, chyba że w treści zgody wskazano inny okres.

17.6. Cookies i dane techniczne

Cookies są przechowywane przez okres wskazany w panelu ustawień cookies albo do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

Logi techniczne i bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, analizy incydentów i dochodzenia roszczeń.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo trwale blokowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo.

18. Prawa osób

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje:

prawo dostępu do danych;
prawo otrzymania kopii danych;
prawo sprostowania danych;
prawo uzupełnienia niekompletnych danych;
prawo usunięcia danych;
prawo ograniczenia przetwarzania;
prawo przenoszenia danych;
prawo wniesienia sprzeciwu;
prawo wycofania zgody;
prawo niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeżeli wywołuje ona skutki prawne lub podobnie istotnie wpływa na daną osobę;
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Nie każde prawo ma zastosowanie w każdej sytuacji. Przykładowo prawo usunięcia danych może nie przysługiwać, jeżeli Administrator ma prawny obowiązek ich przechowywania albo dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem:

kontakt@platformarozliczeniowa.eu

Administrator może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

19. Prawo sprzeciwu

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, osoba może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

Po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw bez konieczności podawania przyczyny.

Po wniesieniu sprzeciwu dane nie będą już wykorzystywane do marketingu bezpośredniego.

20. Wycofanie zgody

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie.

Wycofanie zgody:

nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
nie może powodować negatywnych konsekwencji niezwiązanych z brakiem możliwości dalszego przetwarzania;
nie wpływa na przetwarzanie prowadzone na innej podstawie prawnej.

Zgodę można wycofać:

e-mailem;
przez link rezygnacji w newsletterze;
przez panel ustawień cookies;
przez kontakt z Administratorem.

21. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Skorzystanie z prawa wniesienia skargi nie wyłącza możliwości dochodzenia praw przed sądem.

22. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne dostosowane do rodzaju danych, celów przetwarzania oraz poziomu ryzyka.

Stosowane środki mogą obejmować w szczególności:

szyfrowanie transmisji danych;
stosowanie protokołu SSL/TLS;
kontrolę dostępu;
nadawanie indywidualnych uprawnień;
ochronę kont hasłami;
uwierzytelnianie wieloskładnikowe, jeżeli jest dostępne;
ograniczanie dostępu zgodnie z zakresem obowiązków;
wykonywanie kopii zapasowych;
stosowanie ochrony antywirusowej i zapór sieciowych;
aktualizację oprogramowania;
rejestrowanie zdarzeń systemowych;
umowy poufności;
upoważnienia do przetwarzania danych;
umowy powierzenia przetwarzania;
szkolenia pracowników i współpracowników;
procedury reagowania na incydenty;
okresowe przeglądy dostępów i zabezpieczeń.

Mimo stosowanych zabezpieczeń żaden sposób przesyłania ani przechowywania danych nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania wszystkich zagrożeń.

23. Naruszenia ochrony danych

W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych Administrator:

analizuje charakter i skalę zdarzenia;
podejmuje działania ograniczające skutki;
ocenia ryzyko naruszenia praw lub wolności osób;
dokumentuje naruszenie;
w wymaganych przypadkach zgłasza naruszenie Prezesowi UODO;
jeżeli ryzyko jest wysokie, informuje osoby, których dane dotyczą.

24. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie, takie jak:

piksele;
tagi;
local storage;
identyfikatory urządzeń;
skrypty analityczne;
skrypty reklamowe.

Cookies są niewielkimi informacjami zapisywanymi na urządzeniu użytkownika albo odczytywanymi z tego urządzenia podczas korzystania z Serwisu.

24.1. Cookies niezbędne

Cookies niezbędne służą m.in. do:

zapewnienia prawidłowego działania strony;
obsługi formularzy;
zapewnienia bezpieczeństwa;
zapamiętania ustawień prywatności;
ochrony przed spamem i botami;
utrzymania sesji;
wykonania usług wyraźnie żądanych przez użytkownika.

Niezbędne cookies mogą być stosowane bez zgody, ponieważ bez nich Serwis albo określona funkcja nie może działać prawidłowo.

24.2. Cookies funkcjonalne

Cookies funkcjonalne umożliwiają:

zapamiętanie ustawień użytkownika;
udostępnienie dodatkowych funkcji;
odtworzenie materiału zewnętrznego;
korzystanie z map i osadzonych treści.

Są stosowane po uzyskaniu zgody, jeżeli ich użycie nie jest ściśle niezbędne do świadczenia usługi.

24.3. Cookies analityczne

Cookies analityczne służą do:

mierzenia liczby odwiedzin;
analizowania źródeł ruchu;
badania sposobu korzystania z Serwisu;
ustalania skuteczności treści;
wykrywania błędów;
poprawy działania strony.

Administrator korzysta w szczególności z:

Google Analytics;
Google Tag Manager;
innych narzędzi statystycznych skonfigurowanych w Serwisie.

Cookies analityczne są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika, z wyjątkiem rozwiązań, które nie wymagają dostępu do informacji na urządzeniu i są stosowane zgodnie z prawem na innej podstawie.

24.4. Cookies marketingowe

Cookies marketingowe służą do:

wyświetlania reklam;
remarketingu;
tworzenia grup odbiorców;
pomiaru konwersji;
łączenia aktywności użytkownika z kampanią reklamową;
ograniczenia liczby wyświetleń reklamy;
analizowania skuteczności reklamy.

Administrator korzysta w szczególności z:

Google Ads;
śledzenia konwersji Google;
Meta Pixel;
TikTok Pixel.

Cookies marketingowe są uruchamiane dopiero po wyrażeniu zgody.

24.5. Treści zewnętrzne

Serwis może zawierać:

Google Maps;
filmy YouTube;
zabezpieczenie Google reCAPTCHA;
elementy Facebooka, Messengera lub innych platform;
inne osadzone treści.

Załadowanie takich elementów może powodować przekazanie dostawcy informacji o urządzeniu, adresie IP i aktywności użytkownika.

Jeżeli dana treść nie jest niezbędna, powinna zostać załadowana dopiero po wyrażeniu odpowiedniej zgody.

24.6. Google reCAPTCHA

Administrator wykorzystuje Google reCAPTCHA w celu ochrony formularzy przed spamem, nadużyciami i automatycznymi zgłoszeniami.

W ramach działania reCAPTCHA Google może analizować dane techniczne i sposób korzystania ze strony w celu ustalenia, czy określone działanie zostało wykonane przez człowieka.

Podstawą korzystania z reCAPTCHA jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie Serwisu i formularzy, z uwzględnieniem wymagań dotyczących cookies i dostępu do urządzenia końcowego.

24.7. Panel zarządzania zgodami

Przy pierwszej wizycie w Serwisie użytkownik powinien otrzymać możliwość:

zaakceptowania wszystkich cookies;
odrzucenia wszystkich cookies innych niż niezbędne;
wybrania poszczególnych kategorii;
zapoznania się ze szczegółową listą dostawców i okresów działania cookies.

Odmowa zgody powinna być równie łatwa jak jej wyrażenie.

Brak działania użytkownika nie jest zgodą.

Zgody nie mogą być zaznaczone domyślnie.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić albo wycofać zgodę przez link lub przycisk „Ustawienia cookies” dostępny w Serwisie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

24.8. Ustawienia przeglądarki

Użytkownik może także:

usuwać cookies;
blokować cookies;
ograniczać działanie cookies;
korzystać z trybu prywatnego;
zmieniać ustawienia prywatności w przeglądarce.

Zablokowanie niezbędnych cookies może spowodować nieprawidłowe działanie Serwisu albo formularzy.

24.9. Szczegółowa lista cookies

Aktualna lista cookies, ich dostawców, celów i okresów działania powinna być dostępna w panelu zarządzania zgodami.

Lista ta może zmieniać się wraz ze zmianą konfiguracji Serwisu, dlatego dane wyświetlane przez panel cookies stanowią bieżące uzupełnienie niniejszej Polityki.

25. Google Analytics, Google Ads i Google Tag Manager

Administrator korzysta z narzędzi Google w celu:

analizy ruchu;
pomiaru konwersji;
prowadzenia kampanii;
zarządzania skryptami;
optymalizacji reklam.

Zakres danych może obejmować:

adres IP;
dane o urządzeniu i przeglądarce;
przybliżoną lokalizację;
identyfikatory cookies;
historię odwiedzonych podstron;
kliknięcia;
dane o źródle wejścia;
informacje o wykonaniu określonej czynności.

Narzędzia te są uruchamiane zgodnie z wyborem dokonanym przez użytkownika w panelu cookies.

Administrator powinien korzystać z dostępnych ustawień zwiększających prywatność, w szczególności odpowiedniej retencji, ograniczenia udostępniania danych i rozwiązań dotyczących zgody użytkownika.

26. Meta Pixel

Meta Pixel może służyć do:

pomiaru skuteczności reklam;
remarketingu;
tworzenia grup odbiorców;
przypisywania konwersji do kampanii;
dopasowania reklam.

W ramach działania Meta Pixel dane mogą być przekazywane Meta Platforms.

Meta może również przetwarzać dane jako odrębny administrator na zasadach określonych we własnej polityce prywatności.

Meta Pixel jest uruchamiany dopiero po wyrażeniu zgody na marketingowe cookies.

27. TikTok Pixel

TikTok Pixel może służyć do:

pomiaru skuteczności kampanii;
remarketingu;
tworzenia grup odbiorców;
śledzenia konwersji;
dopasowywania reklam.

W ramach działania narzędzia dane mogą być przekazywane TikTok.

TikTok Pixel jest uruchamiany dopiero po wyrażeniu zgody na marketingowe cookies.

28. Google Maps i YouTube

Serwis może wykorzystywać:

mapy Google Maps;
filmy osadzone z YouTube.

Załadowanie mapy albo filmu może powodować przekazanie Google informacji dotyczących urządzenia, adresu IP i aktywności użytkownika.

W miarę możliwości treści powinny być osadzane w trybie ograniczającym śledzenie i uruchamiane dopiero po zgodzie na odpowiednią kategorię cookies.

29. Media społecznościowe

Administrator prowadzi profile w mediach społecznościowych, w szczególności na Facebooku, Instagramie, TikToku i YouTube.

Gdy użytkownik:

obserwuje profil;
komentuje;
wysyła wiadomość;
reaguje na publikację;
bierze udział w kampanii;

Administrator może przetwarzać dane dostępne w danym serwisie społecznościowym.

Dostawca platformy społecznościowej przetwarza dane na własnych zasadach i może działać jako odrębny administrator.

W określonych przypadkach Administrator i dostawca platformy mogą wspólnie odpowiadać za wybrane operacje, np. zbiorcze statystyki dotyczące odbiorców strony lub kampanii.

30. CRM i arkusze robocze

Administrator korzysta z własnego systemu CRM, stworzonego na potrzeby obsługi klientów, oraz z arkuszy kalkulacyjnych służących do organizacji spraw.

System może być wykorzystywany do:

rejestrowania klientów i spraw;
przypisywania zadań;
zapisywania statusu realizacji;
kontrolowania terminów;
ewidencjonowania kontaktu;
prowadzenia rozliczeń;
organizacji dokumentów;
współpracy zespołu.

Dostęp do CRM i arkuszy powinien być ograniczony do osób upoważnionych, zgodnie z zakresem ich obowiązków.

Jeżeli pliki są przechowywane w usługach chmurowych, zastosowanie mają także zasady dotyczące Google Workspace, OneDrive i Dropbox.

31. Zewnętrzne odnośniki

Serwis może zawierać linki do zewnętrznych stron i usług.

Administrator nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane przez niezależnych administratorów tych stron.

Przed przekazaniem danych innej stronie użytkownik powinien zapoznać się z jej polityką prywatności.

32. Zmiany Polityki

Administrator może zmienić Politykę w przypadku:

zmiany przepisów;
zmiany zakresu usług;
wdrożenia nowego systemu;
zmiany dostawców;
zmiany sposobu przetwarzania danych;
zaleceń organu nadzorczego;
konieczności doprecyzowania informacji.

Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą aktualizacji.

Jeżeli zmiana istotnie wpływa na prawa osób albo sposób wykorzystywania danych, Administrator może poinformować o niej również za pośrednictwem poczty elektronicznej, komunikatu w Serwisie albo innego właściwego kanału.

33. Kontakt

Pytania dotyczące niniejszej Polityki oraz przetwarzania danych można kierować:

Platforma Rozliczeniowa EU Sp. z o.o.
Pl. Solny 15
50-062 Wrocław

E-mail: kontakt@platformarozliczeniowa.eu

Strona internetowa: www.platformarozliczeniowa.eu